Бизнес процесс инфраструктурой

бизнес процесс инфраструктурой

Раздел 3. Моделирование и реорганизация процессов

«Процессный подход» – подход к управлению, исходящий из того, что любая деятельность трактуется как технологический процесс.

Бизнес-процесс – совокупность взаимосвязанных операций, направленных на получение определенного результата, с указанием начала и конца, точным определением входов, выходов, механизмов исполнения и управления.

Операция– функция (элемент процесса), которая, при выбранном уровне детализации описания, не делится на составные элементы или «простейшая» работа.

Элемент модели – объект в базе данных инструментальной среды моделирования, обладающий рядом атрибутов (параметров), предназначенный для отражения реально существующего объекта определенного типа (пример – функция, выполняемая сотрудником предприятия)

Атрибут элемента модели – качественная или количественная характеристика элемента модели

Транзакция – бизнес-операция (планируемое или фактически совершенное действие, имеющее результатом изменение состояния ресурсов и/или их параметров) и ее отражение.

Структура процесса – совокупность элементов модели процесса и устойчивых связей между ними

Результат процесса – наблюдаемые результаты успешной реализации процесса.

Реструктуризация (реорганизация) бизнес-процесса – целенаправленное изменение бизнес-процессов: состава образующих бизнес-процесс операций, элементов и/или их параметров, изменение последовательности, системы принятия решений, логики и сетевой модели взаимодействия, перераспределение ответственности звеньев за исполнение операций бизнес-процессов, информационного обеспечения и т.д.

Команда процесса – выделенная группа менеджеров и специалистов, ответственная за реализацию процесса (Во главе команды стоит «Владелец процесса»)

Владелец процесса (Capacity Manager) – лицо, несущее ответственность за выполнение процесса и наделенное соответствующими правами и полномочиями.

Потребители процесса – лица, непосредственно использующие результат процесса. Потребители бывают внешние и внутренние.

Потребляемые ресурсы – информационные (документы, файлы, данные), финансовые (наличные деньги, ценные бумаги, средства в расчетах), материальные (материалы, комплектующие).

Информационный ресурс – обобщенный термин, который используется для обозначения управленческой информации различной природы: данных, документов, знаний

Инициирующее событие – объект модели бизнес-процесса, отражающий событие, являющееся необходимым для начала выполнения первой операции (функции).

Завершающее событие – объект модели бизнес-процесса, отражающий факт завершения последней операции (функции) и полученный при этом результат.

Вход бизнес-процесса – объект бизнес-процесса (функция, операция), взаимодействующий с внешними бизнес-процессами и получающая от них информацию/материальные ресурсы.

Выход бизнес-процесса – объект бизнес-процесса (функция, операция), взаимодействующий с внешними бизнес-процессами и передающая им информацию/материальные ресурсы, являющиеся результатом выполнения бизнес-процесса.

Моделирование (описание) бизнес-процесса – процесс отражения субъективного видения потока работ в виде формальной модели, состоящей из взаимосвязанных операций.

Моделирование системы бизнес-процессов – абстрактное представление организации как системы взаимосвязанных и взаимодействующих процессов.

  • Модель бизнес-процессов "как есть" («as is»)
  • – модель бизнес-процессов, построенная на основе видения существующего в организации потока работ.

  • Модель "как должно быть" («to be»)
  • модель бизнес-процесса, построенная на основе видения перспективной структуры процесса и удовлетворяющая требованиям по целевым значениям показателей эффективности.

  • Моделирование сверху-вниз
  • – формирование модели бизнес-процессов от укрупненных до детальных при помощи декомпозиции.

  • Моделирование снизу-вверх
  • – формирование укрупненных бизнес-процессов путем агрегирования детальных процессов.

    Декомпозиция бизнес-процесса – последовательная детализация исходной модели бизнес-процесса до заданного уровня путем создания детальных моделей для каждого объекта процесса. Формируемые модели могут быть различного типа.

    Модель входов (входящих ресурсов) – модель, отражающая информационные/материальные потоки, входящие на предприятие извне.

    Модель выходов (исходящих ресурсов) – модель, отражающая исходящие информационные/материальные потоки предприятия.

    Референтная модель бизнес-процесса – модель эффективного бизнес-процесса, созданная для предприятия конкретной отрасли, внедренная на практике и предназначенная для использования при разработке/реорганизации бизнес-процессов на других предприятиях.

    Проверка адекватности модели бизнес-процесса – совместное изучение модели бизнес-процесса руководителями и специалистами предприятия с целью проверки соответствия модели их видению реально существующего на предприятии потока работ.

    Нотация – способ определения конструкций модели

    Синтаксис – правила использования нотаций.

    Метод – последовательный процесс создания моделей, которые описывают вполне определенными средствами различные стороны проектируемой системы (бизнес – процесса).

    Методология – это совокупность методов применяемых в жизненном цикле разработки системы (бизнес – процесса) и объединенных одним общим философским подходом.

    SADT (Structured Analysis and Design Tecchnique) – методология структурного анализа и проектирования, которая породила целый ряд методов IDEFx, завоевавших особую популярность в задачах инжиниринга и реинжиниринга бизнес – процессов.

  • IDEF0
  • – Метод функционального моделирования позволяющий описать бизнес-процесс в виде иерархической системы взаимосвязанных функций

  • IDEFIX
  • – Метод информационного моделирования основанный на концепции "сущность-связь" (entity-relationship).

  • IDEF3
  • – Метод описания процессов, рассматривающий последовательность выполнения и причинно-следственные связи между ситуациями и событиями для структурного представления знаний о системе.

  • IDEF4
  • – Метод объектно-ориентированного проектирования сложных систем, описывающий структуру, поведение и реализацию систем в терминах класса объектов

  • IDEF5
  • – Метод онтологического анализа систем, т.е. анализа основных терминов и понятий (словаря), используемых для характеристики объектов и процессов, границ использования, а также взаимосвязей между ними.

  • DFD – Data Flow Diagrams
  • – диаграммы потоков данных – методология структурного анализа, описывающая внешние по отношению к системе источники и адресаты данных, логические функции, потоки данных и хранилища данных к которым осуществляется доступ

  • CPN – Color Petri Nets
  • – раскрашенные сети Петри – методология создания динамической модели бизнес-процесса, позволяющая проанализировать зависящие от времени характеристики выполнения процесса и распределение ресурсов, для входящих потоков различной структуры.

    Структурный подход – раздельное построение модели функций (диаграммы потоков данных) и модели данных (диаграммы "сущность – связь").

    Диаграмма потоков данных (Data Flow Diagram) – способ представления процессов обработки информации. Элементы модели: процесс, поток, хранилище, представляющие обработку, передачу и хранение данных (или материальных объектов).

    Реляционная модель данных – способ представления данных в виде наборов атрибутов (реляционных отношений), над которыми выполняются формализованные операции (выборка, соединение и т. д.).

    Метод OMT (Object Modeling Technique) – метод описания информационной системы, предложенный Джеймсом Рамбо (James Rumbaugh), состоящий в построении диаграммы потоков данных для описания выполняемых функций и создания модели классов с целью программной реализации.

    Метод OOSE (Object-Oriented Software Engineering) – метод описания информационной системы, предложенный Иваром Якобсоном (Ivar Jacobson) и применяющий диаграмму вариантов использования (Use Case Diagram).

    Объектный подход – набор моделей, связанных с понятием класса/объекта, объединяющего данные (состояние) и поведение.

    Метод Буча (Booch method) – объектно-ориентированный метод описания информационной системы, предложенный Гради Бучем (Grady Booch).

    АВВ – Activity Based Budgeting – планирование бюджета на основе анализа затрат на выполнение функций процессов или операционное планирование бюджета – планирование бюджета компании на основе просчета ресурсов потребляемых каждым процессом и их взаимосвязей.

    «Шкала зрелости процессов компании» – модель СММ – Capability Maturity Model – ИСО/МЭК 15504. Шкала зрелости процесса определяет пять градаций зрелости процесса для любого процесса определенного в компании:

    Уровни (градации) зрелости процесса:

  • Уровень 0: Неполный процесс
  • – уровень доказательства систематического обладания хотя бы одним из указанных далее атрибутов процесса (РА) отсутствует либо недостаточен

  • Уровень 1: Идентифицированный процесс
  • – реализуемый процесс достигает явно идентифицированных результатов

  • Уровень 2: Управляемый процесс
  • – выполняемый процесс осуществляется под определенным целевым управлением (т.е. поддерживается некоторый управленческий цикл – процесс планируется, отслеживается, анализируется и настраивается)

  • Уровень 3: Стандартизованный процесс
  • – ранее описанный управляемый процесс выполняется на основе стандартного процесса–модели, основанного на признанных принципах управления и достижения результата.

  • Уровень 4: Количественно определенный процесс
  • – устоявшийся процесс выполняется в заданных количественных пределах.

  • Уровень 5: Совершенствуемый процесс
  • – предсказуемый процесс динамически адаптируется и изменяется для того, чтобы эффективно отвечать текущим и проектируемым бизнес-целям компании.

    Атрибуты процесса – присвоение каждой следующей градации зрелости осуществляется путем определения наличия в процессе указанных ниже 9-ти атрибутов (process attribute – PA), первый индекс которого непосредственно связывает атрибут с уровнем зрелости.

  • РА 1.1. Идентификация
  • (идентифицированы входные и выходные продукты процесса, а также состав работ).

  • РА 2.1. Управление выполнением
  • (определены целевые показатели – например, качество, время, объем ресурсов и т.п., распределены ответственность и полномочия, управление осуществляется на регулярной основе).

  • РА 2.2. Управление рабочими продуктами
  • (определены и документированы требования к продуктам процесса, изменения в продуктах верифицируются и контролируются).

  • РА 3.1. Задание процесса
  • (определен стандартный процесс-модель с которым можно сравнивать управляемый, адекватная документация по процессу служит основой для сравнения и управления по отклонениям, собираются данные по ресурсам, потребляемым в ходе процесса – с целью уточнения стандартного процесса).

  • РА 3.2. Обеспечения процесса ресурсами
  • (идентифицированы и документированы роли и навыки, инфраструктура и материальные ресурсы, необходимые для выполнения процесса, гарантируется обеспеченность и правильное распределение ресурсов для поддержания процесса).

  • РА 4.1. Измерение процесса
  • (определены, измеряются и накапливаются количественные характеристики продуктов, рабочих и целевых показатели процесса, соответствующие бизнес-целям компании, анализируются тенденции изменения накопленных данных).

  • РА 4.2. Количественное управление ресурсами
  • (выбраны и реализуются методики контроля и управления процессом на основе количественных данных и метрик степени выполнения процесса).

  • РА 5.1. Изменение процесса
  • (влияние всех предлагаемых изменений может быть проверено на соответствие целям на стандартном процессе, производится управление реализацией всех согласованных изменений и устранении расхождений, эффективность изменений оценивается на основании фактического выполнения по отношению к заданным целям).

  • РА 5.2. Непрерывное усовершенствование
  • (определены цели усовершенствований, выявляются источники существующих и потенциальных проблем, а также возможности усовершенствования, выработана и внедрена согласованная стратегия достижения целей всех процессов организации).

    Степень обладания атрибутом. Атрибут процесса представляет собой измеримую характеристику, которая может быть выражена с помощью следующей шкалой рейтингов: N (не обладает = 0 – 15%) , P (Обладает частично = 16 – 50%), L (Обладает в основном = 51 – 85%), F (Обладает полностью = 85 – 100%)

    Реинжиниринг – фундаментальное переосмысление, радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения резких, скачкообразных улучшений в деятельности компании. на основе пересмотра базовых постулатов формирования этих процессов под воздействием технологических прорывов (в том числе в области информационных технологий) с целью радикального повышения конкурентоспособности.

    Бизнес-процесс реинжиниринг (BPR -business process reengineering) – методика кардинальной реструктуризации бизнес-процессов, для достижения резких, скачкообразных улучшений в деятельности компании. на основе пересмотра базовых постулатов формирования этих процессов под воздействием технологических прорывов (в том числе в области информационных технологий) с целью радикального повышения конкурентоспособности. BPR осуществляется через внесение серии взаимосвязанных изменений в полную бизнес-модель предприятия, начиная с уровня процессной модели, а затем внедрение этих изменений в практику.

    Принципы BPR– принципы эффективной реализации, применяемые при реинжиниринге бизнес-процессов, которые целесообразно учитывать при выработке конкретных мероприятий и оценке альтернативных вариантов моделей процесса:

    Эффективность бизнес-процесса – отношение конечного результата (выхода) процесса к затраченным на его получение ресурсам. Может измеряться на основе различных критериев

    Анализ эффективности бизнес-процесса – анализ результатов выполнения бизнес-процесса и/или параметров, характеризующих выполнение процесса в динамике, и сравнение полученных показателей с затратами (временными, финансовыми, материальными, человеческими), необходимыми для осуществления данного процесса, и/или целевыми показателями эффективности процесса.

    Оптимизация бизнес-процессов – улучшение процесса с целью повышения его эффективности.

    Критерий оценки эффективности бизнес-процесса – качественный или количественный показатель, рассчитываемый по определенной методике и характеризующий результат и/или динамические параметры функционирования бизнес-процесса. Критерии подразделяются на две группы:

  • Результативность бизнес-процесса –
  • показатели, характеризующие степень реализации запланированных работ, достижения запланированных результатов

  • Эффективность бизнес-процессов –
  • показатели, характеризующие отношение достигнутых результатов к использованным ресурсам.

    Верхнеуровневое описание процессов – система процессов представлена деревом, процессы как минимум идентифицированы и определено их первоначальное взаимодействие.

    Идентификация процесса – определение назначения, результата(ов), владельца и потребитея(й) процесса.

    Основные бизнес-процессы – процессы жизненного цикла продукции, услуги. Лежат на пути следования продукции, услуги начиная с получения маркетинговой информации и заканчивая отслеживанием удовлетворенности клиента.

    Обеспечивающие (вспомогательные) процессы – поддерживают выполнение процессов основных и менеджмента, т.е. создают условия для их реализации (инфраструктура, коммуникации).

    Проект – уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированной и управляемой деятельности с начальной и конечной датами, предпринятый для достижения цели, соответствующей конкретным требованиям, включающий ограничения по срокам, стоимости и ресурсам

    Проектирование и разработка – совокупность процессов, переводящих требования в установленные характеристики или нормативно-техническую документацию на продукцию, процесс или систему.

    Процессная модель – отвечает на вопросы что (работа), кто (исполнитель) и как (чем в работе руководствуется – регламент; какие входы преобразует в выходы (потребляемые ресурсы: материальные, информационные, финансовые); какие средства реализации при этом использует – инфраструктура.

    Низкоуровневое описание процессов – процессы переведены на операционный уровень, идентифицирован состав ресурсов (инфраструктура и потребляемые ресурсы), определены взаимосвязи и способ взаимодействия, а также исполнители.

    Процедура – установленный способ выполнения процесса.

    Документирование модели бизнес-процесса – формирование текстового описания модели бизнеса-процесса, его объектов и связей с другими бизнес-процессами.

    Документированная процедура. – Регламент организации и исполнения процесса , описанная стандартизованным набором документов:

  • Спецификация (паспорт) процесса
  • Контекстная диаграмма процесса
  • Диаграммы нижних уровней
  • Текстовое описание процесса (пооперационное, с комментариями)
  • Рабочие документы, циркулирующие в процессах (копии – образцы)
  • Документы, регламентирующие процесс (копии)
  • Бизнес-инжиниринг (business-engineering) –совокупность технологий управления, в основе которых лежит формальное, точное, полное и всестороннее описания деятельности компании через построение базовых информационных моделей предприятия во взаимодействии с моделью внешней среды. В первую очередь – это модели организационно-функциональной структуры, выполняемых бизнес-процессов и жизненного цикла (ЖЦ) продукта, финансовой системы предприятия, а также модели описывающих взаимосвязь компании с внешним окружением.

    Среда моделирования процессов – совокупность программных средств (CASE и др.), предназначенных для поддержки определенных методов, технологий, принципов и стандартов.

    Инструментальные средств бизнес-инжиниринга – методологии и программные продукты предназначенные для моделирования бизнес-систем. Какие задачи являются для них приоритетными можно в общих чертах понять из нижеследующих самоопределений продуктов данных авторами наиболее известных средств:

  • Пакет ARIS ToolSet-
  • многопользовательская среда описания и анализа рабочих процессов предприятий, поддерживающая разработку сложных гетерогенных информационных систем (ARIS, АРИС – Архитектура Интегрированных Информационных Систем) и сопровождающая весь цикл разработки (анализ – проектирование – реализация). Применение этих инструментальных средств позволяет многократно сократить длительность этапа проектирования при гарантированном уровне проектных решений. В этой среде не накладывается жестких ограничений на последовательность проработки различных аспектов деятельности и предоставляется ряд других возможностей по описанию рассматриваемого предприятия. В ARIS воплощен практический опыт множества аналитиков, работающих в области проектирования ИСУП, а также учтены недостатки существующих инструментальных средств. Система предназначена для поддержки работы специалистов, анализирующих и выстраивающих (оптимизирующих) рабочие процессы на предприятиях, внедряющих системы управления предприятиями, и сопровождающих эти системы.

  • BP-Win
  • – средство функционального моделирования, реализующее методологию IDEF0-IDEF3. и ERwin– средство концептуального моделирования Баз Данных, использующее стандарт IDEF1X. Методология IDEF0, представляет собой совокупность методов, правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. Функциональная модель IDEF0 отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями. Методология IDEF0 может использоваться для моделирования широкого круга систем и определения требований и функций, а затем для разработки системы, которая удовлетворяет этим требованиям и реализует эти функции. Для уже существующих систем IDEF может быть использована для анализа функций, выполняемых системой, а также для указания механизмов, посредством которых они осуществляются. ERwin реализует проектирование схемы БД, генерацию ее описания на языке целевой СУБД (ORACLE, Informix, Ingres, Sybase, DB/2, Microsoft SQL Server, Progress и др.) и реинжиниринг существующей БД. ERwin выпускается в нескольких различных конфигурациях, ориентированных на наиболее распространенные средства разработки приложений 4GL. Версия ERwin/OPEN полностью совместима со средствами разработки приложений PowerBuilder и SQLWindows и позволяет экспортировать описание спроектированной БД непосредственно в репозитории данных средств. Для ряда средств разработки приложений (PowerBuilder, SQLWindows, Delphi, Visual Basic) выполняется генерация форм и прототипов приложений. Сетевая версия Erwin ModelMart обеспечивает согласованное проектирование БД и приложений в рамках рабочей группы.

  • Rational Rose 98
  • – средство автоматизации этапов анализа и проектирования ПО, а также генерации кодов на различных языках и выпуска проектной документации. Rational Rose использует синтез-методологию объектно-ориентированного анализа и проектирования, основанную на подходах трех ведущих специалистов в данной области: Буча, Рамбо и Джекобсона. Разработанная ими универсальная нотация для моделирования объектов (UML – Unified Modeling Language) претендует на роль стандарта в области объектно-ориентированного анализа и проектирования. Конкретный вариант Rational Rose определяется языком, на котором генерируются коды программ (C++, Smalltalk, PowerBuilder, Ada, SQL Windows и ObjectPro). Основной вариант – Rational Rose/C++ – позволяет разрабатывать проектную документацию в виде диаграмм и спецификаций, а также генерировать программные коды на С++. Кроме того, Rational Rose содержит средства реинжиниринга программ, обеспечивающие повторное использование программных компонент в новых проектах.

  • Система бизнес-моделирования
  • ОРГ-Мастер– многопользовательская среда моделирования и организации деятельности предприятия, поддерживающая системный и процессный подходы к ведению бизнеса на основе информационных моделей. В среде ОРГ-Мастер осуществляется разработка интегрированной бизнес-модели предприятия, включающую модели структур, отношений и процессов. БИГ-Мастер при построении модели дает возможность не ограничиваться определенным набором сущностей, т.е. является абсолютно открытой средой. ОРГ-Мастер позволяет создать описание предприятия (модели процессов, структур и организации данных), полнота которого достаточна как для проектирование корпоративных информационных систем (КИС) или систем менеджмента качества, так и повседневного наблюдения и контроля за организацией деятельности в компании. В состав КИС ОРГ-Мастер может входить в качестве специальной организационной подсистемы. ОРГ-Мастер обеспечивает возможности накопления и анализа бизнес-моделей, создание пакетов организационной документации (описаний и регламентов деятельности) полностью адаптированных к российским реалиям. Его характеризует ориентация на конечных пользователей – менеджеров компании, применяющих модель, как инструмент управления.

    CASE-средство (Computer Aided Software Engineering) – программное средство, поддерживающее процесс создания и сопровождения программного обеспечения, в т.ч. анализ и формулировку требований, проектирование, генерацию кода, тестирование, документирование, обеспечение соответствия стандартам качества, управление проектом и др. В последнее время интерпретируется, как Computer Aided System Engineering и распространяется не только на программы, а на более широкий класс систем.

    WFS (Work Flow system) – программное обеспечение и система технологий управления деловыми процессами, поддерживающая передачу документов по локальной сети и контроль выполнения функций, возложенных на сотрудников компании.

    Управление бизнес процессами

    Управление бизнес процессами — это термин, обозначающий системный подход к руководству предприятием с целью улучшения его деятельности. По-другому эту концепцию называют BPM или Business Process Management. Возможно, вы встречали именно такое название.

    Любую фирму можно сравнить с ребенком, она тоже проходит этап рождения, развития и обучения. На каждом из этапов руководителю нужно организовать эффективное взаимодействие между сотрудниками и подразделениями. Время не стоит на месте и в любой предпринимательской деятельности появляются более современные технологии, но как их безболезненно внедрить в свой проект?

    А как быть, если появилась необходимость быстро изменить функционал целого филиала? Автоматизировать все так, чтобы это не помешало достичь цели управления персоналом? Снизить расходы производства? Как раз для решения этих проблем существует BPM.

    Грамотная система управления бизнес процессами дает возможность все тщательно организовать и задать правильную последовательность действий, которую будет выполнять персонал предприятия.

    Виды бизнес процессов

    Бизнес-процессами принять называть логически взаимосвязанные мероприятия по преобразованию имеющихся ресурсов в конечный продукт, ценный для потребителя. Условно их делят на четыре категории:

    • Основные (производственные). Их еще часто называют ключевыми и это не случайно. Они играют стратегически важную роль в выполнении организацией своей миссии и создают ценность для потребителей. К ним относят работы, связанные с проектированием, производством, монтажом и т.п.
    • Вспомогательные (обеспечивающие). Они нужны для поддержки основных. Да, они не создают ценность для клиента, но важны для нормального функционирования организации. Вспомогательные бизнес-процессы — это и IT, и управление персоналом, и финансы.
    • Для мониторинга и контроля предпринимательской деятельности предназначены процессы управления. Они тоже не добавляют ценности для потребителя, зато выступают гарантом того, что основные и вспомогательные мероприятия реализуются в соответствии с финансовыми целями и юридическими ограничениями.
    • Процессы развития напрямую влияют на конкурентоспособность организации. К ним относят те маркетинговые задачи, которые помогают увеличить число клиентов и укрепить позиции на рынке.Суть процесса в поиске и тестировании идей для развития.

    Разработка бизнес процессов

    С разработки бизнес-процессов должно начинаться любое новое дело. А как часто бывает в жизни: захотел человек открыть магазин, нашел место и просто начал заниматься торговлей. Но принесет ли новое дело прибыль? Правильнее было бы вначале все описать и рассчитать: что продавать, сколько и у кого лучше закупаться, как хранить, почем продавать. Все бизнес процессы, в том числе бизнес процесс управления производством и продажами нужно продумать заранее и периодически подвергать мониторингу. С чего же начать обычному предпринимателю? Чтобы было проще, разделите разработку на несколько этапов:

    1. Составьте список всех протекающих бизнес-процессов в вашей фирме и начните анализировать каждый по порядку. Например, возьмите для начала бизнес процесс управления отделом доставки и разберите его «по косточкам».
    2. Напишите, что требуется для успешной реализации той или иной цепочки.
    3. Определите последовательность задач в виде алгоритма. По возможности разбивайте его на логические блоки.
    4. Укажите результат, который вы ожидаете получить в каждом случае.

    Этап разработки будет удачным, если вы хорошо разбираетесь в специфике своего бизнеса и понимаете, какие цепочки действий и для чего нужны.

    Цикл управления бизнес процессами

    Если рассматривать управление бизнес процессами, нельзя не сказать, что любой бизнес процесс управления компанией проходит определенный цикл от создания до внедрения. Затем какое-то время он работает в первозданном виде, но рано или поздно требует модернизации. Почему? Обнаруживаются слабые места, меняется законодательство, появляются новые конкуренты, требуются более современные инструменты или нужна автоматизация — вот уже несколько причин, чтобы руководящий менеджмент подумал об изменениях.

    Цикл от создания до внедрения может повторяться несколько раз, ведь работать на современном рынке — значит уметь подстраиваться под постоянно изменяющиеся условия. Любой цикл состоит из пяти фаз:

    • Первая фаза — определение задач, когда разрабатываются модели «как есть сейчас» и «как должно быть в идеале».
    • Вторая фаза — анализ, который помогает найти оптимальные методы, чтобы бизнес процессы улучшились и любой бизнес процесс: управление экономикой или персоналом, например, способствовал развитию компании, а не тормозил ее путь.
    • Третья фаза — реализация изменений, когда на практике применяют выбранные способы улучшения.
    • Четвертая фаза — мониторинг, где смотрят на определенные показатели.
    • Пятая фаза — оптимизация, которая позволяет выявить «узкие места» в организации. В рамках этой фазы анализируют полученные данные от предыдущих фаз и сравнивают с желаемой моделью «как должно быть в идеале».

    Оптимизация управления (совершенствование) бизнес процессов

    «Вовремя остановиться», — так звучит главное правило специалиста, который занимается оптимизацией. Здесь важно четко анализировать стоимость и трудоемкость нововведений и посмотреть, какова будет выгода. Если к оптимизации подойти разумно, то благодаря ей улучшится система управления бизнес процессами в целом, в том числе какой-либо отдельный бизнес процесс управления отделом или филиалом.

    Оптимизация действительно нужна, если есть необходимость сократить штат без ущерба качества производства, при уменьшении производственных мощностей, когда не дают дышать конкуренты или для совершенствования существующей системы труда.

    Схема бизнес процесса

    Выше мы уже говорили о том, что бизнес-процесс представляет собой определенную последовательность. Чтобы эту последовательность было удобнее анализировать, ее схематично отражают на бумаге или цифровом носителе. При проектировании схемы следует опираться на эти правила:

    1. Определите границы. Допустим, «клиент оставил заявку в Инстаграм» будет началом, а «заказ передан курьеру» — желаемым результатом и завершением бизнес-процесса.
    2. Предположите, как может повести себя потребитель на пути к точке «Б». Представьте разные ситуации, подумайте, как они могут повлиять на другие бизнес процессы и какое должно быть управление бизнес процессами в организации, чтобы избежать возможного негативного сценария.
    3. Отобразите роли сотрудников в интересующем вас процессе.
    4. Разработайте нормативы для оценки эффективности операции. Закрепите все это соответствующими документами.
    5. Подумайте, какие современные программы и технологии управления понадобятся для реализации и автоматизации процессов.

    Получившуюся схему обязательно нужно связать со смежными процессами.

    Автоматизация бизнес процессов

    В наше время автоматизация — это тренд. Внедрение компьютерных технологий позволяет автоматизировать важные задачи и сделать их более понятными и простыми. В реальности это обеспечивает беспрерывный процесс сбора данных, отчетность нажатием одной кнопки, скоординированные между собой отделы и уровни управления предприятием, оперативный обмен информацией. Автоматизированные бизнес процессы гарантируют создание продуктивного информационного пространства между работниками и в результате бизнес процесс управления компанией упрощается в разы. Так, за пару кликов можно спланировать совещание, скорректировать график или разослать письма по базе.

    Внедрение бизнес процессов и пример внедрения

    Внедрение бизнес-процессов — это все, что связано с переводом работы персонала на новый алгоритм. Данная задача включает в себя несколько этапов:

    • Ознакомление. Сотрудников нужно пошагово знакомить с нововведением, это важная основа управления персоналом. Необходимо разъяснять непонятные моменты, особенно это важно, если организация уже давно на рынке, а ее сотрудники привыкли работать по привычным стандартам.
    • Вовлечение. Чтобы смягчить переход от старого к новому, покажите плюсы этого подхода.
    • Перед запуском новая система управления бизнес процессами должна быть протестирована. Для наглядности приведем такой пример: представим, что вы запланировали внедрить новую CRM-систему. Будет ошибкой запустить ее сразу в работу всей компании. Лучше дать с ней поработать какому-то сотруднику, а лучше двоим-троим и посмотреть на их отзывы.
    • Обучение. Если тестирование прошло успешно, организуйте обучение персонала.
    • Внедрение осуществляется только после предыдущих шагов.
    • Организуйте контроль, чтобы убедиться, что все работают по новым алгоритмам и справляются со своей задачей.

    Если вас интересует пример внедрения или другая информация, оставьте заявку на сайте!

    Что такое бизнес-процесс организации и из чего он состоит: описание, примеры, этапы формирования

    Этот термин часто можно встретить на различных форумах, порталах и даже в обычных разговорах. И неудивительно, ведь стремительное развитие бизнес-индустрии непременно связано с необходимостью его автоматизации. Многие люди не вкладывают в него специальный смысл и не дают ему определение, а используют банально «по умолчанию», так как значение этого слова понятно на интуитивном уровне даже людям, далеким от этого вида деятельности. Однако для большей осведомленности, повышения своей продуктивности и расширения кругозора стоит более детально ознакомиться с тем, что такое бизнес-процессы предприятия, компании или фирмы.

    Определение

    Сегодня существует большое количество определений термина, однако наиболее популярными являются эти.

    1. Это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, нацеленных на создание конкретного товара или услуги для потребителей. Проще говоря, это любая логическая последовательность действий, которая стабильно зациклена и приводит к определенной конечной цели, поставленной перед компанией. Важно уточнить, что коммерческая составляющая не является обязательным элементом в этом вопросе. К примеру, процессы контакта между сотрудниками внутри предприятия (отпуск, перевод, увольнение и т.д.) также могут относиться к бизнес-процессам.
    2. Это логическая последовательность человеческих действий (или группы лиц) в рабочем коллективе. Целью его описания является анализ и регламентация определенных событий в штате работников.

    Именно последнему определению стоит уделить внимание. В этом описании бизнес-процессов компании делается акцент на сотрудниках и коллективе. Это обосновывается следующим.

    Решения для бизнеса

    Описание

    Важно знать, что модель бизнес-процесса не может быть без описания, так как реализация одного без другого не представляется возможным в современных реалиях. Однако несмотря на эту зависимость, вся деятельность должна быть логичной, а ее реализация — приводить к желаемому результату. Описание нередко является творческим занятием, потому что описывая даже «то, что есть», всегда возникают определенные недочеты, возникает сглаживание острых углов и т.п. А вот при необходимости описать «то, что должно быть», приходится создавать кое-что новое уже на созданной базе.

    Поиск клиента по номеру телефона или Ф.И.О.

    Регистрация новой карточки (если нет записи)

    Идентификация клиента или регистрация новой карты

    Проверка товарного наличия

    Сотрудник складского помещения

    Проверка наличия по базе данных, уточнение у работника склада

    Озвучивание наличия, текущей цены, способов и

    Переход к презентации товара или к ожиданию его поступления

    Заказ клиента + товар в наличии

    Проведение презентации, озвучка главных характеристик, ответы на вопросы клиента

    Перевод в продажу, перевод в возвращение, отказ от продажи

    Переход на этап оформления или завершения бизнес-процесса

    Подтверждение заказа от клиента

    Резерв товара на складе, оформление заявки на доставку, подготовка документации

    Оповещение клиента о примерном или точном времени доставки

    Окончание оформления и передача в службу доставки

    Создание, построение, разработку бизнес-процессов можно сравнить с попыткой найти баланс на тонкой нити идеальной творческой комбинации, искусства и четких математических вычислений. Но нужно адекватно осознавать, что в природе нет идеала, поэтому не стоит надеяться на полное соответствие реальности и отсутствие любых недочетов. В любом деле присутствуют ошибки и упущения, даже при строгом выполнении всех правил регламента.

    Помимо этого, не стоит забывать о возможности будущего улучшения. Даже при желании создать безукоризненный продукт, будут выявлены коррективы, которые можно внести в любой момент. Здесь необходимо своевременно остановиться, так как дополненный процесс реализуется различными лицами, которым намного комфортнее работать по старым методикам. А также нужно учитывать их косвенное мышление и уровень обучаемости. Кроме этого, и автоматизация, чаще всего входящая в состав модернизации, нуждается в некоторых инвестициях. Поэтому стоит всегда рассчитывать реальные возможности клиента.

    Из чего состоят и какие бывают бизнес-процессы

    Сегодня существует 2 основные классификации: расширенная и упрощенная. Каждая из них имеет свои особенности и отличительные черты. К первой относятся такие процессы:

    1. Основные — направлены на предоставление товаров или услуг, которые являются предпочтительными объектами компании и ответственны за получение прибыли.
    2. Сопутствующие — нужны для создания товаров или услуг, которые служат следствием основной предпринимательской деятельности и обеспечивают заработок.
    3. Вспомогательные — применяются для реализации главных процессов и поддержания их специфических черт.
    4. Обеспечивающие — необходимы для нормального функционирования прочих процессов и нацелены на поддержание их универсальных характеристик.
    5. Управление — одновременно охватывают несколько управляющих функций на всех уровнях. Это дальновидное, быстрое и нынешнее планирование, формирование и реализация воздействиия управления.
    6. Развитие — улучшение создаваемого товара или услуги, оснащения, улучшение оборудования.

    Упрощенные составляющие бизнес-процесса делят на: управляющие, основные и вспомогательные.

    Подробная классификация процессов

    История появления термина

    Его первые упоминания были в далеких 70-х годах ХХ века. Именно в этот период началась активная эксплуатация информационных систем, для которых и нужны были нотации, а также применяемся сам термин. Это связано с тем, что после их введения наблюдалось значительное увеличение сложностей в вопросе рабочей организации. Техника не могла справиться с абстракциями, так как для ее функционирования требовался четкий алгоритм и установленный порядок информационной обработки. Еще до момента автоматизации существовали проблемы с человеческой коммуникацией, из-за чего потребовалось принимать конкретные решения для всеобщего взаимодействия. Обычных инструкций было недостаточно, поэтому появилось острая нужда в стандартизации.

    Первая методологическая разработка и формирование бизнес-процессов организации было у военнослужащих в США. Это объясняется их активным использованием удаленных соединений, которая впоследствии превратилась в мировую сеть. Внедрение такого количества информационных систем вынудило создать действенные нотации, благодаря которым удалось получить инструмент описания человеческого взаимодействия с компьютерными технологиями. Это позволило оптимизировать предпринимательство, получая при этом лучшую производительность при аналогичных затратах.

    Решения для бизнеса

    Бизнес-процесс — основные характеристики

    Выделяют 3 главные характеристики: цена, продолжительность, удовлетворенность потребителя товаром или услугой. Более подробная информация будет представлена в таблице, расположенной ниже.

    Чем выше скорость выполнения процесса, тем лучше продуктивность предприятия. Но важно помнить, что качество результата должно соответствовать высокому показателю с меньшими временными затратами. Для их снижения времени выполнения процесса применяются разные технические и IT-методы, ускоряющие бизнес.

    Стоимость выполнения бизнес-процесса должна стремиться к минимуму. Этот подход относится как к производственному процессу, так и к предоставлению услуг. Фирма, оптимизирующая и снижающая цену, имеет значительно больший заработок.

    Результатом бизнес-процесса является продукт. От качества финального результата зависит успех предприятия и лояльность клиентской базы. Нужно собирать обратную связь для уличения контроля качества.

    Главные задачи

    Для того чтобы правильно подготовить и реализовать все этапы выстраивания бизнес-процесса, стоит заранее ознакомиться с его основными задачами. Стоит обращать внимание на:

    • выполнение последовательности операций в четко установленном порядке, что позволяет предотвратить срывы всей цепи событий;
    • обеспечение максимально допустимой скорости реализации;
    • поиск и утилизация дублирующих или лишних операций;
    • соблюдение временных рамок, благодаря чему удается поддерживать беспрерывное производство.

    Отличие бизнес-процесса от технологического

    Их главной отличительной чертой является конечный результат. К примеру, если говорить о производстве, то на выходе заказчика хочет получить продукт, имеющий определенные характеристики. Безусловно, даже при использовании технического оборудования есть риск получения бракованных товаров, однако не один из закономерных вариантов, а следствия несоблюдения технологического процесса. В бизнесе, в отличие от предыдущего описания, конечный результат разнится, исходя из выполнения некоторых условий в самом «теле», реализуемый без отклонений от намеченного плана.

    Для лучшего понимания приведем наглядный пример технологического процесса:

    1. Взять заготовку А.
    2. Соединить ее с Б.
    3. Обработать под параметром Г.
    4. Получить готовый продукт.

    Все действия достаточно однозначны и отсутствуют так называемые «вилки».

    Пример внутреннего бизнес-процесса в компании выглядит следующим образом:

    1. Получение вводных данных А. После этого возможны 2 исхода: переход на следующий этап — при соответствии данных условию Б — выполнение действия Г (при несоответствии условию В).
    2. Передача результата на выход.

    Исходя из этого можно сделать логичное умозаключение о том, что в данном алгоритме изначально присутствует возможность постановки условий и выполнения различных действий, которые напрямую зависят от первоначальных и промежуточных сведений.

    Зачем моделировать бизнес-процессы

    Моделирование является крайне эффективной и популярной методикой, значительно ускоряющей понимание происходящего вокруг для штатных сотрудников. Она позволяет результативно решить 2 задачи:

    1. Изучение предпринимательской деятельности. Графические изображения (схемы) дают возможность быстро ознакомиться с рабочими нюансами предприятия и найти ее наиболее уязвимые места.
    2. Наглядность. Не зря говорят, что «1 картинка стоит 1000 слов». Схематическая визуализация значительно сокращает время понимания сути проблемы, а также дает возможность дать оценку предложенным путям их решения. Бизнес-консультант должен максимально детально объяснить клиенту все возможные варианты, однако не меньшей важность служит обратная связь. Вторая сторона должна увидеть и понять слабые стороны еще на стадии обсуждения, за счет чего удастся избежать неприятных сложностей и внесения коррективов «на ходу».

    Как описывать

    Разобрав на простом примере, как описывать бизнес-процессы в компании, можно получить действительно эффективный инструмент. Для этого рекомендуется тщательно ознакомиться с последовательностью действий всего рабочего персонала. После сбора достаточного количества информации она передается в графическую инструкцию. Но для личного пользования она может быть создана в любом формате (даже в виде текста), но для партнеров и работников лучшим выбор станет графика. Это связано с хорошим восприятием и более быстрым пониманием, достигающим благодаря изучению на нескольких уровнях детализации.

    1. Оптимальный цикл действий состоит из следующих этапов:
    2. Сбор участников (рабочий штат), входящих сведений, применяемых для старта.
    3. Применяемые системы.
    4. Определение желаемого результата.
    5. Выбор последовательности, выполняемой работником.
    6. Вычленение условий.
    7. Описание информации в графическом виде.

    Правила описания бизнес-процесса: что это такое

    Определенные рамки и правила устанавливают индивидуально, с учетом личных предпочтений заказчика и предпринимательской деятельности. Но существуют обязательные пункты, которые можно расценить как залог успеха. Это:

    • Завершенность. На финишной черте должен располагаться ответ на вопрос, который ставился в самом начале пути.
    • Лаконичность. Несмотря на необходимость предоставить максимальный объем информации, ее нужно излагать компактно, вычленяя только главные моменты. Наличие большого количества деталей тяжело воспринимаются, что сводит эффективность проделанной работы практически к нулю.
    • Привлечение стандартных нотаций. Не стоит создавать свои обозначения. Лучше использовать то, что практикуется во всем мире.
    • Учет и прямое указание каждого участника. Для этого не рекомендуется пользоваться сносками с нумерациями и прочими инструментами.
    • Максимально понятное описание. Важно подготовить материал так, чтобы потребитель мог понять его без сторонней помощи.

    Распространенные мифы и ошибочные мнения

    Примеры и описание того, что такое бизнес-процесс в организации поможет развеять наиболее популярные ложные мнения, касающиеся этого вопроса. Среди них:

    1. Самодеятельность — это успех. Подобное решение потребует создания своих обозначений и стандартов, что сильно замедляет работу и снижает шансы на достижение нужной цели.
    2. Описание бизнес-процесса предприятия и IT-системы не имеет отличий. В реальности у них есть ряд особенностей, которые крайне важно учитывать.
    3. Обязательно должна появиться прибыль. Не все бизнесы ведут прямые продажи, которые и влияют на видимый показатель дохода. Некоторые виды деятельности невозможно оценить по этому критерию. Более того, процессоориентированный подход, прежде всего, внедряется для получения высокой производительности при предыдущих инвестициях.
    4. Можно создать идеал. Не стоит надеяться на разработку безукоризненного плана, гарантирующего отсутствие даже малейших ошибок или сложностей, которые достаточно часто возникают по мере продвижения к конечной цели. Даже гениальному специалисту с многолетним опытом не получится охватить весь материал сразу, поэтому он в любом случае будет содержать небольшие недочеты, которые будут своевременно и эффективно решаться при совместной заинтересованности обеих сторон.

    Нужно понимать, что зная, как составить бизнес-процесс, получится добиться отличного результата с минимальными потерями, также приобрести бесценные знания в этой теме, которые можно использовать в дальнейшем. Но при его разработке важно учитывать, что он обязан решить поставленную перед заказчиком задачу (любой степени сложности) и ответить на вопрос, который обсуждается в пределах этого проекта. Остальные проблемы решаются при будущем плодотворном сотрудничестве. Это нужно понять всем потенциальным клиентам, у которых возникает непонимание того, почему отсутствует детализация определенных действий и многого другого, касающегося обсуждений. Только такой подход к делу поможет увеличить производительность своей предпринимательской деятельности, повысить лояльность клиентской базы, привлечь новых партнеров, поднять конкурентоспособность на современном рынке и приумножить показатели дохода.

    Упростить и оптимизировать различные бизнес-процессы помогут продукты от компании «Клеверенс».